Overstap naar een nieuw systeem › Kennisbank › Van Excel naar een systeem › zoek en vervang excel
Overstap naar een nieuw systeem

Zoek en vervang in Excel als dagelijkse noodgreep

Wie elke week zoek en vervang in Excel gebruikt om namen, codes of adressen recht te zetten, werkt in feite met een systeem dat dit niet zelf kan. Wij kijken waarom de lijst steeds vervuilt, en brengen de gegevens over naar software die ze op één plek bijhoudt. Met uitleg voor uw team.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Het rechtzetten van een lijst is nooit klaar, want het probleem zit bij de invoer.

Ik heb alles vervangen, nu klopt het niet meer.

Eén grote correctie breekt andere cellen.

Elke collega typt het anders.

Dezelfde klant staat op drie manieren in de lijst.

Wie heeft dit veranderd?

Een wijziging is niet terug te vinden.

Zo pakken we het aan

We pakken de oorzaak aan: hoe gegevens worden ingevoerd en bewaard.

Lijst opschonenDubbele en afwijkende waarden worden samengevoegd en gecontroleerd.
Vaste invoerKeuzelijsten en regels, zodat fouten niet meer binnenkomen.
Team meenemenUitleg waarom de oude lijst stopt en wat ervoor in de plaats komt.

Wat u krijgt

Schone gegevens en een plek waar ze schoon blijven.

Opgeschoonde gegevensDubbelen en spelfouten verwijderd, met uw controle.
InvoerregelsVelden die alleen toestaan wat klopt.
Logboek van wijzigingenTe zien wie wat heeft aangepast.
Training voor uw teamEen korte sessie, met eigen gegevens als voorbeeld.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaard implementatietraject. We stemmen de overstap af op uw mensen en blijven tot ze ermee werken.

Voorbereiden

We brengen in kaart waar u nu mee werkt, wie wat doet en welke gegevens over moeten.

Overzetten

We schonen uw gegevens op, zetten ze over en richten het systeem in op uw werkwijze.

Uw team werkt ermee

We trainen per rol, kijken de eerste weken mee en zetten het oude systeem samen uit.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: het oude systeem staat uit en uw team werkt zelfstandig met het nieuwe. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een nieuw systeem staat of valt met de mensen die ermee werken. Daarom draait deze dienst om uw team: we blijven tot het nieuwe werken gewoon is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over van excel naar een systeem

Zoek en vervang in Excel en waarom het riskant wordtZoek en vervang in Excel is handig, maar bulkwijzigingen zijn riskant. Wij begeleiden de stap naar een systeem. Overstapplan op één pagina.Excel vervangen zonder dat uw werk stilstaatExcel vervangen in uw bedrijf? Wij helpen bepalen waarvoor en begeleiden de overstap met gegevens en training. Overstapplan op één pagina.Excel vervangen door wat uw werk echt nodig heeftExcel vervangen door een systeem dat past. Wij helpen kiezen, zetten gegevens over en trainen uw team. Voorproefje: overstapplan op één pagina.Excel online: meerdere mensen in hetzelfde bestandExcel online brengt uw team in één bestand. Wij begeleiden de overstap van losse spreadsheets. U krijgt een overstapplan met trainingsplan.Als dan in Excel en wanneer u een systeem nodig heeftDe ALS-functie in Excel is handig, maar uw bedrijf draait niet op één formule. Wij helpen van Excel naar software. Overstapplan op één pagina.Excel als dan vervangen door regels in een systeemExcel als dan gebruikt voor uw proces? Wij helpen de stap naar een systeem met gegevens en training. Overstapplan op één pagina.Een Excel lijst die uw hele werk is gaan sturenEen Excel lijst maken is snel gedaan. Als de lijst uw werk gaat sturen, is een systeem beter. Overstapplan op één pagina met trainingsplan.Een Excel tabel die inmiddels een database is gewordenEen tabel in Excel is handig, tot meerdere mensen erin werken. Wij begeleiden de overstap naar een systeem. Overstapplan op één pagina.

Alles over van excel naar een systeem → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een app zoeken voor inspecties: waar u op letVeldrapportage en inspecties · Een app zoeken voor inspecties? Zo kiest u tussen standaard en maatwerk. Voorproefje: uw checklist digitaal en het rapport voor uw klant.Excel vervangen door een oplossing die bij u pastEén scherm · Excel vervangen door een oplossing die uw gegevens bewaakt en cijfers laat zien. Met een voorproefje: uw dashboard met uw eigen kerncijfers.

Veelgestelde vragen

Kan Excel dit niet gewoon zelf?

Voor een eenmalige correctie wel. Bij terugkerende vervuiling is een systeem met invoerregels betrouwbaarder.

Moet ik dan al mijn Excel-bestanden weggooien?

Nee, alleen de lijsten die steeds problemen geven. De rest kan blijven.

Is mijn bestand daarvoor te groot of te rommelig?

Zelden. We beoordelen eerst wat erin zit en doen een proefoverzetting.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal gebruikers, hoeveel gegevens er over moeten en hoeveel training en begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw overstap op één pagina.

Vertel waar u nu mee werkt. Wij maken een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team.

  1. Uw voorproefjeEen overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan bespreken we hoe uw overstap eruit kan zien.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Overstap naar een nieuw systeem → · Kennisbank