Overstap naar een nieuw systeem › Kennisbank › Van Excel naar een systeem › excel uitgaven
Overstap naar een nieuw systeem

Uitgaven bijhouden zonder Excel-lijsten

Bonnetjes, inkoopfacturen en declaraties belanden bij veel bedrijven in een Excel-lijst die iemand elke week bijwerkt. Wij begeleiden de overstap naar software die uitgaven vastlegt waar ze ontstaan, en leren uw team ermee werken.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Wie uitgaven handmatig overtikt, werkt altijd een paar weken achter.

Ik heb de bonnetjes nog in mijn tas.

De uitgave staat pas een maand later in de lijst.

Welke post was dit ook alweer?

Zonder vaste categorieën wordt elke uitgave een discussie.

We zien pas aan het kwartaal dat het budget op is.

Dan is bijsturen te laat.

Zo pakken we het aan

Uitgaven vastleggen op het moment dat ze ontstaan, in plaats van achteraf.

Hoe loopt het nuWe volgen een uitgave van aankoop tot boeking en zien waar het stokt.
InrichtenCategorieën, goedkeuringen en koppelingen met uw boekhouding.
Medewerkers leren indienenEen korte training per rol, met echte bonnetjes.

Wat u krijgt

Uitgaven die vanzelf in uw overzicht terechtkomen.

Beschreven uitgavenprocesWie bestelt, wie keurt goed, wie boekt.
Overgezette lijstUw bestaande posten en leveranciers netjes in het nieuwe systeem.
Koppeling met de boekhoudingZodat niets dubbel wordt ingevoerd.
Training en meekijken: excel uitgavenTot declareren een vaste gewoonte is geworden.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen standaard implementatietraject. We stemmen de overstap af op uw mensen en blijven tot ze ermee werken.

Voorbereiden

We brengen in kaart waar u nu mee werkt, wie wat doet en welke gegevens over moeten.

Overzetten

We schonen uw gegevens op, zetten ze over en richten het systeem in op uw werkwijze.

Uw team werkt ermee

We trainen per rol, kijken de eerste weken mee en zetten het oude systeem samen uit.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: het oude systeem staat uit en uw team werkt zelfstandig met het nieuwe. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een nieuw systeem staat of valt met de mensen die ermee werken. Daarom draait deze dienst om uw team: we blijven tot het nieuwe werken gewoon is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over van excel naar een systeem

In- en uitgaven in Excel vervangen door een administratieIn- en uitgaven bijhouden in Excel vraagt veel handwerk. Wij begeleiden de overstap naar boekhoudsoftware. Voorproefje: overstapplan op één pagina.Uitgaven in Excel bijhouden zonder dat u het overzicht verliestUitgaven in Excel bijhouden werkt tot meerdere mensen invullen. Wij helpen opruimen of overstappen naar een systeem. Voorproefje: een overstapplan.Een Excel-overzicht van uitgaven dat u elke maand kunt vertrouwenEen overzicht van uitgaven in Excel dat klopt en actueel blijft. Met een voorproefje: een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team.Excel online: meerdere mensen in hetzelfde bestandExcel online brengt uw team in één bestand. Wij begeleiden de overstap van losse spreadsheets. U krijgt een overstapplan met trainingsplan.Als dan in Excel en wanneer u een systeem nodig heeftDe ALS-functie in Excel is handig, maar uw bedrijf draait niet op één formule. Wij helpen van Excel naar software. Overstapplan op één pagina.Excel als dan vervangen door regels in een systeemExcel als dan gebruikt voor uw proces? Wij helpen de stap naar een systeem met gegevens en training. Overstapplan op één pagina.Een Excel lijst die uw hele werk is gaan sturenEen Excel lijst maken is snel gedaan. Als de lijst uw werk gaat sturen, is een systeem beter. Overstapplan op één pagina met trainingsplan.Een Excel tabel die inmiddels een database is gewordenEen tabel in Excel is handig, tot meerdere mensen erin werken. Wij begeleiden de overstap naar een systeem. Overstapplan op één pagina.

Alles over van excel naar een systeem → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een app voor uitgaven die onderweg ontstaanBuitendienst en werkbon · Een app voor uitgaven van monteurs: materiaal, brandstof en kleine inkopen, direct bij de klus. Op maat. Voorproefje: werkbon op de telefoon.Een app voor uitgaven per klus en per klantVeldrapportage en inspecties · Kosten per klus of klant vastleggen vanuit het veld, voor nacalculatie en doorberekening. Eerst een voorproefje van uw checklist en rapport.

Veelgestelde vragen

Kunnen medewerkers hun bonnetjes met de telefoon indienen?

Dat hangt van het systeem af, maar de meeste uitgavensoftware ondersteunt een foto van het bonnetje. We kijken wat bij uw team past.

Wat gebeurt er met oude uitgaven in Excel?

Wat nodig is voor uw administratie en het jaaroverzicht nemen we over. De rest blijft als archief bewaard.

Hoe voorkomen we dat mensen toch hun eigen lijstje bijhouden?

Door ze in de training te laten zien dat indienen sneller gaat dan noteren, en door de lijst op een vaste datum uit te zetten.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal gebruikers, hoeveel gegevens er over moeten en hoeveel training en begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw overstap op één pagina.

Vertel waar u nu mee werkt. Wij maken een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team.

  1. Uw voorproefjeEen overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan bespreken we hoe uw overstap eruit kan zien.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Overstap naar een nieuw systeem → · Kennisbank